Urgence managériale : réagir vite avec efficience
L’urgence managériale : problématique récurrente dans un monde toujours plus volatil, incertain, complexe et ambigu. Penser vite, réagir vite : deux indispensables pour gérer ces situations sources d’instabilité. Elles affaiblissent les équipes et portent atteinte à la pérennité de l’organisation. Pour autant, traiter efficacement l’urgence demande une stratégie précise. Trouver le manager adéquat, diagnostiquer, décider, mettre en action et suivre les performances sont les cinq étapes garantes d’une prise en charge efficiente. Le manager de transition apporte une réponse opérationnelle et immédiate à la crise managériale. Vacance de poste ou conjoncture à risque ? Vite, lisez l’article, la survie de votre entreprise en dépend peut-être.
Qu’est-ce qu’une urgence managériale ?
L’urgence managériale
L’urgence managériale se caractérise par une situation d’entreprise à risque réel et à délai bref. Critique, elle affecte la continuité des opérations. Ne pas la gérer peut rapidement mettre en péril la performance, voire la survie de l’organisation.
Elle peut se déclencher par un événement précis ou par une longue crise larvée. Elle surgit aussi bien dans un climat conflictuel que serein.
L’urgence managériale se différencie des aléas quotidiens qui requièrent aussi une réaction rapide, mais dont les conséquences sont plus restreintes. Les ressources internes suffisent à les gérer. Un aléa n’impacte ni la stabilité ni la stratégie de l’entreprise.
Les déclencheurs de crise d’urgence en entreprise
Un des facteurs récurrents d’urgence managériale est la vacance de poste (départ précipité d’un collaborateur, absence subite, longue maladie, licenciement, mises à pied, recrutement difficile). Pour autant, de nombreuses situations peuvent déclencher une crise : la conduite de projets stratégiques, la gestion des restructurations, les conflits, une déstabilisation financière, un échec commercial, une campagne marketing mal ciblée, un bouleversement tel qu’une fusion/acquisition.
Selon l’EFQM (European Foundation for Quality Management), cinq grands domaines provoquent ces urgences : leadership, personnel et emploi, stratégie, partenariats et ressources, processus (produits et services).
Réagir face à l’urgence managériale : la position de combat
À l’instar des forces d’intervention de type GIGN, le patron opérationnel prend les rênes. Ses collaborateurs peuvent aider dans la réflexion (mode participatif ou délégation), mais lui seul décide. On passe à un management directif, au moins pendant la phase initiale pour créer la rupture et agir au plus vite. La priorité n’est plus la vision, mais l’action concrète.
Pour autant, se précipiter n’est pas la meilleure réponse, car il faut trouver la bonne personne.
Steven Poinot, dirigeant de Cahra, déclare dans L’avenir, c’est vous :
« En temps de crise, pas le temps de changer la culture, l’état d’esprit de l’entreprise, ni de voter ou d’écouter les voix du système. Il faut prendre des décisions rapides. Le leader naturel retrouve sa position de leader autoritaire. »
Comment gérer une situation d’urgence managériale ? Les 5 étapes garantes du succès
1- Trouver le bon manager
Désigner le meilleur gestionnaire de crise, une étape préliminaire indispensable pour « éteindre le feu » et garantir la pérennisation des actions mises en place. Ce rôle suppose des qualités de perception, d’agilité, d’assertivité, voire d’autorité. Le tout en toute objectivité. Le manager pompier travaille pour le bien immédiat de l’organisation.
- Cette étape demande de prendre de la hauteur.
2- Diagnostic de la situation, analyse de risques
Le manager de l’urgence établit un état des lieux de la situation.
Il dresse la liste des dysfonctionnements et identifie ceux dont le risque est le plus élevé à court terme.
Il en note les enjeux.
Il repère le ou les problèmes sources de la crise et envisage des solutions.
Il identifie les gains et les risques inhérents à chaque réponse proposée.
Les méthodes des « 5 pourquoi » ou QQOQCP (quoi, qui, où, quand, comment, pourquoi) s’avèrent, selon les sujets, des techniques efficaces.
- Cette étape requiert une intelligence émotionnelle, une capacité de métaposture et une fine analyse situationnelle.
3- Décision et planification
Avec ses équipes, il définit les meilleures actions à mettre en œuvre pour rapidement pallier la situation de manière efficiente.
Il effectue un arbitrage pour les prioriser.
Il les planifie dans le temps et leur attribue des ressources. Qui fait quoi et quand ?
Il peut utiliser des outils d’amélioration continue tels que la méthode PDCA (Plan, Do, Check, Act).
- Cette étape appelle des compétences d’organisation opérationnelle.
4- Mise en action opérationnelle : un pilotage en toute transparence
Le manager fait appliquer les décisions. Avec les acteurs concernés, il déclenche des actions rapides et efficaces en toute agilité.
Il anime l’équipe identifiée pour mener les actions de crise. Son rôle de coordinateur garantit la cohérence et la pertinence de ces dernières.
Il utilise notamment les quick wins : ces petites actions faciles à mettre en œuvre et dont les résultats sont vite visibles. Elles insufflent une dynamique positive auprès des équipes.
Ainsi, il initie la courbe du changement et motive les collaborateurs qui prennent confiance en la personne et ses méthodes.
- Cette étape suppose une autorité naturelle, un leadership (si besoin) autoritaire.
Communiquer de manière claire et ouverte sur la rupture et les nouveaux objectifs est primordial pour la dynamique des équipes.
- Cette étape fait appel au sens relationnel développé.
5- Suivi des performances, ajustement
Il anime la cellule de crise. Il suit l’engagement de tous, il prête notamment attention aux signaux faibles. Il s’assure que les actions sont menées en toute cohérence. Il vérifie que chacun dispose des moyens nécessaires.
Il mesure la performance grâce à des indicateurs associés (délai, taux d’avancement, etc.).
Il apporte les éventuels ajustements.
L’écoute des feedbacks lui permet de capitaliser sur cette expérience de manière structurelle. Le manager qui respecte ce protocole de gestion de l’urgence développe ainsi les facultés de pleine conscience de ses collaborateurs. Une méthode intelligente pour prévenir les risques de catastrophes et devenir une organisation à haute fiabilité (HRO : high reliability organisation) à l’image des pompiers.
Le manager de transition : un urgentiste de l’entreprise
Pourquoi un manager de transition ?
Faire appel à un manager de transition : la solution rapide et efficace. Externe à l’entreprise, il favorise la rupture. Les projets à moyen et long terme laissent la place à l’urgence. Il intervient comme un pompier qui éteint l’incendie et sécurise la zone. Pour une réussite optimale, il doit obtenir la confiance totale du dirigeant, d’où l’importance de l’alliance entre les deux.
Les avantages du manager de transition dans la gestion de l’urgence
- Disponible immédiatement, il assure le remplacement sous 48 à 72 heures si nécessaire.
- Apporte un œil nouveau. Fort de ses missions précédentes et de son expérience professionnelle, il repère les situations à risque
- Est exempt de tout enjeu personnel, car il est indépendant à l’organisation. Ce critère est d’autant plus vrai chez Cahra. Salarié permanent du cabinet, le manager agit librement au milieu des jeux de pouvoir internes.
- Détecte les signaux faibles. Chez Cahra, nos managers sont formés à l’intelligence émotionnelle et à l’écoute active.
- Entre directement dans la gestion opérationnelle. Aucune période d’adaptation ou onboarding ne lui est nécessaire.
- Agit comme un caméléon. Son expertise lui permet de reconnaître des cas d’école et de dupliquer, avec agilité et souplesse, des méthodes « best practices » qui ont fait leurs preuves.Agit comme un caméléon. Son expertise lui permet de reconnaître des cas d’école et de dupliquer, avec agilité et souplesse, des méthodes « best practices » qui ont fait leurs preuves.
- Respecte la singularité de l’organisation qu’il intègre.
- Mixe les managements collaboratifs et directifs.
- Met l’accent sur la qualité de la relation avec son donneur d’ordre. Le directeur de mission et les points d’avancée garantissent les échanges sains.
L’urgence managériale appelle des compétences précises et un acteur expert de la gestion de crise. La posture du manager de transition lui permet de résoudre la situation critique dans les meilleures conditions. Surtout, il pérennise les effets des décisions prises dans l’urgence et en toute conscience.Mon entreprise mérite une gestion efficiente.
Je contacte Cahra pour mieux manager mon urgence.
