Mise en oeuvre opérationnelle de l’organisation comptable, financière et administrative

Le client d’H₃O Management de Transition est une association de services aux entreprises, composée d’un bureau comprenant un Président, 3 vice-Présidents, un Secrétaire Générale et un Trésorier, ainsi que de 5 salariés permanents. Sa comptabilité est gérée par un cabinet externe. Elle fonctionne grâce aux cotisations de ses 700 adhérents.

L’association anticipe une augmentation notoire de son activité qui va engendrer la nécessité d’un suivi plus important et d’un meilleur recouvrement des cotisations et la mise en place d’une comptabilité analytique et budgétaire, des arrêtés comptables et des suivis de position de trésorerie.

Pour ce faire, le Bureau a souhaité se doter d’un logiciel « SAGE » pour reprendre en main la gestion comptable, financière et administrative en interne, en liaison avec le cabinet externe et structurer son organisation pour ensuite recruter un Responsable administratif et Financier.

H₃O Ressources de transition doit mettre en œuvre un outil opérationnel de pilotage complet de l’entreprise en seulement 1 mois.

Pour répondre à ces objectifs, elle décide de faire appel à H₃O Ressources de transition afin d’occuper le poste pendant cette période de transition. Les enjeux sont clairement définis. Il s’agit de mettre en œuvre un outil opérationnel de pilotage complet de l’Entreprise avant la fin de l’année, processer et sécuriser les tâches comptables, budgétaires, financières et administratives (procédures écrites adaptées au logiciel SAGE), transmettre les modes opératoires au RAF et valider la possibilité de trouver une ressource interne pour le poste de RAF.

La mission est confiée à M. Jérôme Delavaut sous la responsabilité d’un Directeur de Mission : Philippe de Clerville. Diplômé de l’ESLSCA et doté d’un DECS, le manager H3O a une solide expérience de Directeur financier dans des environnements différents. Salarié d’H₃O depuis plusieurs années, il est formé à la méthode d’intervention déployée par H₃O depuis sa création.

Le manager de Transition d’H₃O va consacrer sa mission à organiser le poste du futur RAF, en lien avec le cabinet comptable externe. Il n’en n’est pas à sa première intégration d’un ERP, Sage ou autre. Il connaît les risques, les enjeux et les facteurs clés de succès de ce type de mission fondamentale.

Dans le délai imparti, le manager de transition d’H₃O va réussir à ce que les outils installés et paramétrés sur les 3 entités fonctionnent sans aucun problème. Il a piloté plusieurs réunions avec le cabinet comptable afin de clarifier leur nouveau périmètre et modalités d’intervention.

L’homme au cœur de la mission du manager de transition d’H₃O

Plaçant l’homme au cœur de son intervention, le manager a consacré une part importante de sa mission à coacher la salariée en charge de suivre le dossier. N’étant pas comptable de formation, elle a reçu une formation éclaire et bénéficie surtout aujourd’hui a de 2 documents de planning journalier et mensuel pour la bonne réalisation de ses tâches. La résistance au changement « classique » de l’équipe, peu préparée et totalement novice sur le sujet, a également été traitée par le manager de transition d’H₃O.

Enfin, préparant l’avenir de l’ERP, le manager a briefé un partenaire externe pour la maintenance, la sauvegarde des données et l’évolutivité de l’ERP, en lien étroit avec les permanents de l’association. Le client d’H₃O a désormais tout en mains pour appréhender avec sérénité son développement.